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Les outils des secrétaires indépendantes

Pour apporter de l’aide aux organisations et aux particuliers qui ont des problèmes de gestion, les secrétaires indépendantes interviennent.  Elles mettent leur expertise dans la gestion administrative en action, pour offrir une parfaite solution. Elles travaillent  méthodiquement pour satisfaire les attentes de leurs clients. Pour mener à bien leur mission, les assistantes administratives utilisent des outils qui leur facilitent la tâche.

Connaissez-vous les outils de travail des secrétaires free-lance ? Savez-vous à quoi servent exactement ces outils ?  Que vous soyez  passionnés du domaine ou de simples curieux, cet article vous informe.  Découvrez à travers cet article les outils indispensables pour une bonne infogérance.

Quels outils utilisent les assistantes administratives ?

Pour bien exercer leur fonction, les secrétaires free-lance utilisent plusieurs outils. Voici les instruments de travail indispensables aux secrétaires indépendantes.

  • un ordinateur portable et une bonne connexion internet.
  • Un telephone portable.
  • Des outils de traitement de texte.
  • Les outils de communication.
  • Des outils de stockage et de partage.
  • Des outils de transcription d’audio.

À quoi servent ces outils et quels avantages apportent-ils aux secrétaires indépendantes ?

Ces outils facilitent le travail aux secrétaires freelances. Ils leur permettent de faire un travail performant.

 L’ordinateur portable

 Cet outil est indispensable pour une bonne infogérance.   C’est un instrument de travail primordial pour les assistantes administratives. Il permet d’exécuter presque toutes les tâches liées à leur profession. Avoir un poste ordinateur est important lorsque vous  exercez cette fonction qui consiste à mener plusieurs tâches à la fois. Il vous permet de vous organisez et d’installer les applications nécessaires pour effectuer les tâches. À  l’ordinateur, s’ajoute la connexion internet. En effet, sans la connexion internet la fonction de l’assistante indépendante n’a plus de sens. Car c’est un travail qui se fait en ligne.

Le téléphone portable  est un matériel très important pour les assistantes administratives. Il leur permet d’être joignable, accessibles aux clients. Il est également très utile puisque qu’il permet aux secrétaires indépendantes d’effectuer  des  tâches liées à la communication de n’importe où.

Les outils de traitement de texte

Pour faire leur travail, les secrétaires indépendantes utilisent des outils de traitement de texte. Ces derniers leur permettent de bien rédiger, de corriger et de faire la mise en page des textes. Parmi ceux-ci se trouve  la suite  office qui comporte Word, Excel, PowerPoint … À côté de la suite office, il faut une imprimante pour ramener les textes numériques sur un support  papier. Ce qui implique l’usage des papiers format A4. C’est un  accessoire très important pour ce métier.

Les outils de communication       

Le métier de secrétaire indépendante nécessite beaucoup de communication. Les secrétaires indépendantes envoient des milliers de courriers dans le cadre de leur fonction. Pour  réussir cette tâche, elles ont besoin des outils de communication. Ces outils servent à échanger et à établir des liens avec l’extérieur. Avec l’avènement des nouvelles technologies, ces outils se sont beaucoup diversifiés.  Il s’agit de courriel, des comptes sur les réseaux comme facebook, twitter, instagram… Ces derniers permettent aux secrétaires indépendantes d’échanger  et de réussir leur mission. 

Les outils de stockage et de partage de fichiers

Pour ce travail de secrétariat indépendant, la quantité d’informations à gérer est énorme. Les supports clés USB n’arrivent pas contenir toutes les informations. Le recours aux applications en ligne est donc nécessaire. Voici quelques applications en ligne qui assurent un bon de stockage de données. Dropbox, Microsoft, Drive. Ces outils sont très efficaces pour le stockage et le partage en ligne. Ils permettent de conserver une grande quantité d’informations. Ils facilitent très bien la gestion des données.

Les outils de transcription d’audio           

Dans le cadre de leur travail, les secrétaires indépendantes sont souvent amenées à faire des travaux de transcription. Elles sont parfois appelées à transcrire un fichier audio qui résume une réunion.  Pour réussir ces tâches, elles font usage des outils de transcription. Parmi ceux-ci figure : la saisie vocale google Docs, le sous-titrage automatique Youtube. À tout ceci s’ajoutent les logiciels comme  Transcriber. Ces outils de transcriptions permettent aux secrétaires indépendantes de rendre des travaux de transcription de qualité. Aussi ces outils viennent en aide aux oreilles qui montrent parfois leurs limites pour cet exercice si délicat.

Comment les secrétaires indépendantes choisissent-elles leurs outils de travail pour en tirer le meilleur ? 

 Pour rendre  un travail de qualité, les secrétaires indépendantes choisissent  les outils performants. La meilleure manière de réussir le choix de ces instruments de travail, c’est de les choisir avec soin.  C’est simple, pour choisir les outils performants,  vous devez, vous basez sur les  capacités des outils. C’est la meilleure des choses à faire. Ainsi pour l’ordinateur portable, cet outil indispensable pour l’infogérance, il faut choisir  celui qui a une grande capacité de stockage. Car pour ce travail plusieurs tâches sont menées. Il est très souvent difficile de fermer les applications après usage. Surtout quand vous vous souvenez qu’un délai a été donné pour accomplir la mission. En ce qui concerne la connexion internet, soyez sûr qu’il est ultra-rapide.

Quant au téléphone portable, choisissez un qui a des fonctions multiples. Vous devez également tenir contenir des capacités. Optez pour un androïde de préférence.

Pour les outils de traitement de texte, choisissez en fonction de la maîtrise que vous avez de ces derniers. De cette manière vous gagnez du temps.

Ensuite  les outils de communication, choisissez en fonction de vos besoins et ceux des clients. Si vous devez communiquer pour faire la promotion d’un produit, les réseaux sociaux sont bien indiqués pour cette activité.

Et enfin  pour les outils de  stockage et les outils de transcription d’audio, choisissez après une analyse approfondie. Vous devez bien vous documenter sur l’Internet.  Pour réussir cette tâche, basez-vous sur les spécificités de chaque outil et choisissez selon vos besoins. C’est bon !

Apporter une assistance administrative est une fonction bien noble. Pour réussir cette dernière,  les assistantes administratives montrent leur maîtrise de la gestion administrative. À leur expertise, elles associent  des outils de qualité. Ce qui leur permet de rendre un travail de qualité. Comme tout  agent bien qualifié qui utilise des outils de qualité, elles  produisent un travail  potable.

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